Kontrahent nie płaci faktury – co zrobić, aby odzyskać należności?

Prowadzisz firmę, wykonałeś usługę lub dostarczyłeś towar, a Twój klient nie płaci za fakturę? Niestety, problem nierzetelnych kontrahentów dotyka coraz więcej przedsiębiorców – zarówno małych firm, jak i dużych spółek. Brak zapłaty za wystawione faktury może poważnie zaburzyć płynność finansową i narazić Cię na straty. W artykule wyjaśniamy, co zrobić, gdy klient nie płaci za fakturę, jakie działania warto podjąć krok po kroku i kiedy opłaca się skorzystać z pomocy kancelarii prawnej.

Dlaczego klienci nie płacą za faktury

Zanim przejdziesz do działania, warto zrozumieć, dlaczego kontrahent zalega z zapłatą. Najczęstsze powody to:

• przejściowe problemy finansowe – klient nie ma środków w terminie, liczy na późniejsze uregulowanie należności,
• zaniedbanie lub chaos organizacyjny – faktura zaginęła, nie została zaksięgowana,
• świadome unikanie płatności – próba przeciągania sprawy lub wyłudzenie,
• spór co do jakości usługi lub towaru – klient kwestionuje wykonanie umowy.

Bez względu na powód, kluczowe jest szybkie działanie. Im dłużej czekasz, tym trudniej odzyskać pieniądze.

Co zrobić, gdy klient nie płaci za fakturę – pierwsze kroki

Pierwszym działaniem powinien być kontakt z kontrahentem. Czasem zwykły telefon lub przypomnienie mailowe wystarczy, aby wyjaśnić sytuację i uzyskać płatność. Zachowanie profesjonalnego tonu może pomóc utrzymać dobre relacje biznesowe, jeśli problem wynika z przeoczenia lub błędu.

Jeśli to nie skutkuje, warto wysłać wezwanie do zapłaty. To formalne pismo, w którym informujesz dłużnika o zaległości i wyznaczasz konkretny termin spłaty (najczęściej 7–14 dni). W wezwaniu należy wskazać dane obu stron, numer i datę faktury, kwotę do zapłaty, termin płatności oraz ostrzeżenie o skierowaniu sprawy do sądu. Już samo wezwanie, szczególnie wysłane listem poleconym, często skłania dłużnika do uregulowania zobowiązania.

Możesz także naliczyć odsetki ustawowe za opóźnienie w transakcjach handlowych oraz zryczałtowaną rekompensatę za koszty dochodzenia należności (40, 70 lub 100 euro w zależności od wartości faktury). Prawo daje Ci takie możliwości, aby zrekompensować opóźnienie i zachęcić kontrahenta do zapłaty.

Klient nie płaci faktury – co robić dalej, gdy wezwanie nie działa

Jeśli mimo oficjalnego wezwania dłużnik nie reguluje należności, można przejść do bardziej stanowczych działań prawnych.

Jednym z rozwiązań jest mediacja lub negocjacje (poruszaliśmy tematykę mediacji szerzej na naszym blogu w artykule: Mediacja w postępowaniu cywilnym i gospodarczym). W wielu przypadkach pozwalają one uniknąć długiego procesu sądowego, ustalić harmonogram spłat i szybko odzyskać choć część pieniędzy. Jest to dobra opcja, gdy kontrahent nie odmawia całkowicie zapłaty, ale ma przejściowe problemy finansowe.

Gdy mediacja nie przynosi efektów, konieczne może być postępowanie sądowe. W zależności od sytuacji możliwe jest:

• uzyskanie nakazu zapłaty w postępowaniu upominawczym – szybki tryb, gdy należność jest bezsporna,
• złożenie pozwu w elektronicznym postępowaniu upominawczym (EPU) – tanie i wygodne rozwiązanie online,
• tradycyjne postępowanie sądowe – gdy dłużnik kwestionuje fakturę lub jakość wykonanych usług.

Po uzyskaniu prawomocnego orzeczenia sądu możesz skierować sprawę do komornika. Egzekucja komornicza pozwala na zajęcie rachunków bankowych, wynagrodzenia, ruchomości lub wierzytelności dłużnika. To często najskuteczniejszy sposób odzyskania należności, gdy inne metody zawiodły.

Dlaczego warto działać szybko, gdy kontrahent nie płaci faktury

Każdy miesiąc zwłoki zmniejsza szansę na skuteczną windykację. Dłużnik może zbyć majątek, ukrywać środki lub ogłosić upadłość. Im szybciej podejmiesz kroki prawne, tym większa szansa na odzyskanie pieniędzy.

Prawo przewiduje także możliwość doliczenia odsetek ustawowych i kosztów dochodzenia należności, co częściowo rekompensuje stratę czasu i motywuje dłużników do zapłaty.

Rola kancelarii prawnej w odzyskiwaniu należności

Samodzielne dochodzenie roszczeń jest czasochłonne i wymaga znajomości przepisów. Wsparcie kancelarii prawnej znacząco zwiększa szanse na szybkie odzyskanie pieniędzy. Prawnik:

• przygotuje profesjonalne wezwanie do zapłaty,
• doradzi najlepszą drogę prawną – sądową lub polubowną,
• sporządzi pozew i poprowadzi sprawę w sądzie,
• zajmie się egzekucją komorniczą,
• zadba o dochodzenie odsetek i rekompensat.

Dzięki temu zyskujesz pewność, że wszystkie działania są zgodne z prawem i maksymalnie skuteczne.

Klient nie płaci faktury – co robić, aby zabezpieczyć się na przyszłość

Najlepiej zapobiegać problemom z płatnościami już na etapie współpracy:

• podpisuj szczegółowe umowy z jasno określonymi terminami płatności i karami za opóźnienie,
• sprawdzaj kontrahentów w rejestrach (KRD, BIG, CEIDG, KRS),
• stosuj zaliczki lub płatności etapowe przy większych zleceniach,
• pilnuj terminów przedawnienia roszczeń (zwykle 3 lata w relacjach B2B).

Dobre procedury oraz wsparcie prawnika pomagają uniknąć strat finansowych i długotrwałych sporów.

Podsumowanie

Jeśli Twój kontrahent nie płaci faktury, nie zwlekaj z działaniem. Zacznij od przypomnienia i formalnego wezwania do zapłaty, a jeśli to nie przyniesie skutku – skorzystaj z drogi sądowej i egzekucji komorniczej. Pamiętaj, że klient nie płaci faktury – co robić, zależy od konkretnej sytuacji, ale szybka reakcja jest kluczowa dla odzyskania należności.

Jeżeli zastanawiasz się, co zrobić, gdy klient nie płaci za fakturę, jak skutecznie wezwać dłużnika do zapłaty i odzyskać należność – skontaktuj się z nami telefonicznie pod numerem +48 609 778 918 – doświadczony radca prawny z Wrocławia przeanalizuje Twoją sprawę, doradzi najlepsze rozwiązanie, przygotuje profesjonalne wezwanie do zapłaty, pozew o zapłatę oraz zadba o to, aby Twoje interesy finansowe były skutecznie chronione.